3564 GI/2015 (1) jftLVªh laö Mhö ,yö&33004@99 REGD. NO. D. L.-33004/99 vlk/kj.k EXTRAORDINARY Hkkx III—[k.M 4
PART III—Section 4 izkf/dkj ls izdkf'kr PUBLISHED BY AUTHORITY la- 282] ubZ fnYyh] c`gLifrokj] vxLr 20] 2015@Jko.k 29] 1937 No. 282] NEW DELHI, THURSDAY, AUGUST 20, 2015/SRAVANA 29, 1937 भारतीय भारतीयभारतीय भारतीय बीमा बीमाबीमा बीमा िविनयामक िविनयामकिविनयामक िविनयामक और औरऔर और िवकास िवकासिवकास िवकास �ािधकरण �ािधकरण�ािधकरण �ािधकरण अिधसचूना अिधसचूनाअिधसचूना अिधसचूना हदैराबाद, 12 अग�त, 2015 भारतीय भारतीयभारतीय भारतीय बीमा बीमाबीमा बीमा िविनयामक िविनयामकिविनयामक िविनयामक और औरऔर और िवकास िवकासिवकास िवकास �ािधकरण �ािधकरण�ािधकरण �ािधकरण ( (( (बीमा बीमाबीमा बीमा अिभलखे अिभलखे अिभलखे अिभलखे का काका का अनरु�ण अनरु�णअनरु�ण अनरु�ण) ) ) ) िविनयमन िविनयमनिविनयमन िविनयमन, 2015 , 2015, 2015 , 2015 फा फाफा फा.
. .
. सं ससंं सं.
. .
. भा भाभा भा.
..
.बी बीबी बी.
..
.िव िविव िव.
..
.िव िविव िव.
..
.�ा �ा�ा �ा.
..
.
/ // /िविनयम िविनयमिविनयम िविनयम /10/100/2015 /10/100/2015/10/100/2015 /10/100/2015 – "बीमा अिधिनयम, 1938" क� धारा 114ए के खंड (जीए) के साथ प�ठत धारा 14(1)(सी) और बीमा िविनयामक और िवकास �ािधकरण अिधिनयम, 1999 (1999 का 41) क� धारा 26 क� उप-धारा
(1) ारा �द� शि�य� का �योग करते �ए भारतीय बीमा िविनयामक और िवकास �ािधकरण, बीमा सलाहकार सिमित के साथ परामश� करने के बाद, इसके ारा बीमा पॉिलिसय� और दाव� के अिभलेख� के अनुर$ण के िलए िन%िलिखत िविनयमन बनाता ह ै:
1. सिं�� सिं��सिं�� सिं�� नाम नामनाम नाम और औरऔर और �ारंभः �ारंभः�ारंभः �ारंभः
(i) इन िविनयम� का सिं�� नाम भारतीय बीमा िविनयामक और िवकास �ािधकरण (बीमा अिभलेख� का अनुर�ण) िविनयमन, 2015 ह ै।
(ii) ये सरकारी राजप� म �काशन क" तारीख से �वृत ह�गे ।
2. प�रभाषाएँ प�रभाषाएँप�रभाषाएँ प�रभाषाएँ – –– – इन िविनयम� म , जब तक %क संदभ' से अ(यथा अपेि�त न हो, - (क) `अिधिनयम' से समय-समय पर यथासंशोिधत बीमा अिधिनयम, 1938 (1938 का 4) अिभ�ेत ह;ै (ख) `�ािधकरण' से बीमा िविनयामक और िवकास �ािधकरण अिधिनयम, 1999 क" धारा 3 क" उपधारा (1) के उपबंध� के अधीन �थािपत भारतीय बीमा िविनयामक और िवकास �ािधकरण अिभ�ेत है;
(ग) इनम �यु, और अप-रभािषत, परंतु अिधिनयम, अथवा बीमा िविनयामक और िवकास �ािधकरण अिधिनयम, 1999 म अथवा उनके अधीन बनाय े गये %क(ह/ िनयम� अथवा िविनयम� म प-रभािषत सभी श0द� और अिभ1ि,य� के अथ' वही ह�गे जो उन अिधिनयम� अथवा िनयम� अथवा िविनयम� म 2मशः उनके िलए िनधा'-रत %कये गये ह4।
3.
3.3.
3. पॉिलसी पॉिलसीपॉिलसी पॉिलसी और औरऔर और दावे दावेदावे दावे अिभलखे अिभलखे अिभलखे अिभलखे का काका का अनरु�ण अनरु�णअनरु�ण अनरु�ण- -- -
(1) अिधिनयम क" धारा 14 (1) (क) और 14 (1) (ख) के अनुसार �;येक बीमाकता' जारी क" गई �;येक पॉिलसी का अिभलेख व %कये गये �;येक दावे के अिभलेख का अनुर�ण करेगा । I cHi ~15-!Qil ~he <.baz.ette of ~ndia --~ 2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4]
(2) %कसी भी अ(य >प म अनुर�ण का िवचार %कय ेिबना ऐसी पॉिलिसय� और दाव� के अिभलेख का अनुर�ण इले?@ॉिनक >प म भी %कया जाएगा।
(3) (क) �;येक बीमाकता' यह सुिनिAत करेगा %क िविनयम 3 के उप िविनयम (1) और (2) म उिBलिखत अिभलेख पूण' और िवशुD ह�गे। (ख) अनुर�ण क" �णाली आवFयक सुर�ा क" िविशGताH से यु, होगी।
(4) �;येक बीमाकता' दोन� �;य� (ऑनसाइट) और अ�;य� (ऑफसाइट) िनरी�ण� हतेु िविनयम 3 के उप-िविनयम (1) और
(2) म उिBलिखत अिभलेख� को �ािधकरण को ��तुत करेगा।
(5) िविनयम 3 के उप-िविनयम (1), (2) और (3) म उिBलिखत अिभलेख� का �कार और अनुर�ण बीमाकता'H Jारा बनाई गई और उनके बोड' Jारा अनुमो%दत क" गई नीित के अनुसार होगा।
(6) इले?@ॉिनक >प म अिभलखे� के अनुर�ण के संबंध म , िविनयम 3 के उप-िविनयम (5) म उिBलिखत नीित के अंतग'त अ(य बात� के साथ-साथ िनLिलिखत शािमल ह�गेः i. अिभलेख� का �2मण और इले?@ॉिनक >प से अनुर�ण, ii. पॉिलसीधारक और दावे स ेसंबंिधत डेटा क" गोपनीयता और सुर�ा, iii. वाइरस, संवेदनशीलता क" सम�याH का �बंधन, iv. हाड'वेयर और सॉMटवेयर क" सुर�ा, v. बैकअप, आपदा से पुनः�ाि� और 1वसाय क" िनरंतरता तथा vi. डेटा अिभलेखी।
(7) िविनयम 3 के उप-िविनयम (5) म उिBलिखत बोड' क" ऐसी नीित म अिभलेख� के अनुर�ण और भंडारण के काया'(वयन क" समी�ा करने के िलए एक िव�तृत योजना भी शािमल होगी। ऐसी समी�ा का पय'वे�ण बीमाकता'H के बोड' क" जोिखम �बंधन सिमित Jारा %कया जाएगा।
(8) िविनयम 3 के उप-िविनयम (5) म उिBलिखत बोड' क" �;येक नीित क" समी�ा वष' म एक बार िवOीय वष' क" समाि� स े 90 %दन के अंदर क" जाएगी।
(9) इले?@ॉिनक पDित म रखे गये अिभलेख� सिहत, भारत म जारी क" गई सभी पॉिलिसय� और %कय े गये सभी दाव� स े संबंिधत अिभलेख केवल भारत म ि�थत और अनुरि�त डेटा के(P� म ही रखे जाएँगे।
(10) �;येक बीमाकता' यह सुिनिAत करेगा %क धा-रत अिभलेख इस �कार से सु1वि�थत >प म रखे जाएं %क उ(ह यथा अपेि�त >प से 1ावसाियक उपयोग के िलए आसानी से पुनः �ा� %कया जा सके ता%क पॉिलसीधारक क" सेवा तथा िविभQ कानून�, िविनयम�, प-रप��, %दशािनदRश� और समय-समय पर �योSय ऐस ेअ(य िविनयामक ढाँचे का अनुपालन करने म सहायता िमल सके।
4.
4.4.
4. इले��ॉिनक इले��ॉिनकइले��ॉिनक इले��ॉिनक अिभलखे अिभलखे अिभलखे अिभलखे के केके के अनरु�ण अनरु�णअनरु�ण अनरु�ण और औरऔर और भंडारण भंडारणभंडारण भंडारण सबंंधी सबंंधीसबंंधी सबंंधी नीित नीितनीित नीित दािखल दािखलदािखल दािखल करनाः करनाःकरनाः करनाः
(1) �;येक बीमाकता' इन िविनयम� क" अिधसूचना क" तारीख से 90 %दन के अंदर ऐसे अिभलेख� के अनुर�ण और भंडारण के संबंध म अपन ेबोड' Jारा अनुमो%दत नीित �ािधकरण के पास दािखल करेगा।
(2) जहाँ बोड' Jारा अनुमो%दत ऐसी नीित म संशोधन %कया जाता ह,ै वहाँ बोड' Jारा ऐस ेसंशोधन क" तारीख से 30 %दन के अंदर उस संशोिधत नीित को �ािधकरण के पास दािखल %कया जाएगा।
5.
5.5.
5. �प�ीकरण �प�ीकरण�प�ीकरण �प�ीकरण आ"द आ"दआ"द आ"द जारी जारीजारी जारी करने करनेकरने करने के केके के िलए िलएिलए िलए �ािधकरण �ािधकरण�ािधकरण �ािधकरण का काका का अिधका अिधकाअिधका अिधकारः रःरः रः
(1) इन िविनयम� के %कसी भी उपबंध को लागू करने अथवा उसका अथ'िन>पण करने म %कसी भी शंका अथवा क-ठनाई को दरू करने के िलए, �ािधकरण का अUय� आवFयक समझे जाने वाले उपयु, �पGीकरण अथवा %दशािनदRश जारी कर सकता ह।ै टी. एस. िवजयन,अUय� [िवVापन.III/4/ असा.161/15] ¹Hkkx IIIµ[k.M 4º Hkkjr dk jkti=k % vlk/kj.k 3 INSURANCE REGULATORY AND DEVELOPMENT AUTHORITY OF INDIA NOTIFICATION Hyderabad, the 12th August, 2015 IRDAI (Maintenance of Insurance Records) Regulations, 2015 F.No. IRDAI/Reg/10/100/2015 :- In exercise of the powers conferred by section 14 (1)(c) read with clause (ga) of section 114A of “The Insurance Act, 1938” and sub-section (1) of Section 26 of the Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999 (41 of 1999), the Insurance Regulatory and Development Authority of India, in consultation with the Insurance Advisory Committee, hereby makes the following Regulations for maintenance of records of Insurance Policies and Claims:
1. Short title and commencement :
(1) These Regulations may be called the Insurance Regulatory and Development Authority of India (Maintenance of Insurance Records) Regulations, 2015.
(2) They shall come into force from the date of their publication in the Official Gazette.
2. Definitions :
In these regulations, unless the context otherwise requires:-
(a) “Act” means the Insurance Act, 1938 (4 of 1938) as amended from time to time;
(b) “Authority” means the Insurance Regulatory and Development Authority of India established under the provisions of sub-section 1 of Section 3 of the Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999;
(c) All words and expressions used herein and not defined but defined in the Act, or in the Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999 or in any Rules or Regulations made there under shall have the meanings respectively assigned to them in those Acts or Rules or Regulations.
3. Maintenance of Policy and Claims records :
(1) Every insurer shall maintain a record of every policy issued and a record of every claim made as per section 14
(1) (a) and 14 (1) (b) of the Act.
(2) Record of such policies and claims shall also be maintained in electronic form irrespective of maintenance in any other form.
(3) (a) Every Insurer shall ensure that the records referred in sub regulation (1) and (2) of regulation 3 shall be complete and accurate.
(b) The system of maintenance shall have necessary security features.
(4) Every Insurer shall provide access of records referred in sub regulation (1) and (2) of regulation 3 to the Authority for both onsite and offsite inspections.
(5) The manner and maintenance of the records referred in sub-regulation (1), (2) and (3) of regulation 3 shall be as per policy framed by the insurers and approved by their board.
(6) With regard to the maintenance of records in electronic form, the policy referred in sub-regulation (5) of regulation 3 shall inter alia include the following:
i. Processing and electronic maintenance of records, ii. Privacy and security of policyholder and claim data, iii. Handling Virus, Vulnerability issues, iv. Security of Hardware and Software, v. Backups, Disaster Recovery and Business Continuity and vi. Data Archival.
(7) Such policy of the Board referred in sub-regulation (5) of regulation 3 shall also include a detailed plan to review the implementation of the maintenance and storage of records. Such review will be overseen by the Risk Management Committee of the Board of the Insurers.
(8) Every policy of the Board referred in sub-regulation (5) of regulation 3 shall be reviewed once in a year within 90 days from the expiry of the financial year.
4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4]
(9) The records including those held in electronic mode, pertaining to all the policies issued and all claims made in India shall be held in data centres located and maintained in India only.
(10) Every insurer shall ensure that the records held are organized in such a manner as may be required for business use and easy retrieval so as to support policyholder service and compliance with the various laws, regulations, circulars, guidelines and such other regulatory framework as applicable from time to time.
4. Filing of policy on maintenance and storage of electronic records:
(1) Every insurer shall within 90 days from the date of notification of these regulations, file with the Authority, their board approved policy on maintenance and storage of such records.
(2) Where such a Board approved policy is modified, the same shall be filed with the Authority, within 30 days from the date of such modification by the board.
5. Power of the Authority to issue clarifications etc:
(1) In order to remove any doubts or difficulties in application or interpretation of any of the provisions of these Regulations, the Chairperson of the Authority may issue appropriate clarifications or guidelines as deemed necessary.
T.S. VIJAYAN, Chairman [ADVT. III /4/ Exty /161/15] Printed by the Manager, Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.